Les déplacements professionnels des personnels de l’I2M ou de leurs invités sont encadrés par des règles et des procédures précises. Un déplacement professionnel se décline en trois phases : la préparation, l’exécution et la liquidation.
Le terme de “mission” est couramment utilisé pour parler des déplacements professionnels.
- Formulaires de demande à compléter :
- Pour les membres de l’I2M : Demande de départ en mission pour un membre de l’I2M
- Par les membres de l’I2M qui inviteraient une personnalité extérieure : Demande d’invitation avec prise en charge
- Envoi du formulaire complété au pôle budget à l’adresse suivante : i2m-polebudget@univ-amu.fr :
- L’accord du responsable des crédits doit être obtenu avant toute demande au pôle budget.
- Il faut respecter a minima ce formalisme pour l’objet du mail : « Type de demande (mission, invitation) / équipe scientifique du demandeur / crédits à utiliser / dates ».
- Pour les les missions et invitations sur financement AMU et en cas de déplacement à l’étranger, veuillez également compléter le formulaire de demande d’absence à l’étranger à envoyer au pôle budget a minima 3 semaines avant votre départ.
- Après prise en charge de votre demande par le pôle budget, réservations de vos titres de transports et d’hébergement :
- AMU : Il n’est pas possible de réserver de voyages ni d’hébergement sans passer par le pôle budget.
- CNRS : Vous devez au préalable synchroniser (tutoriel comment synchroniser votre compte Notilus) votre profil voyageur dans Notilus. La gestionnaire ayant pris en charge votre demande, effectuera cette dernière dans Etamine Missions. Vous ne devez pas saisir vous-même votre demande dans cet outil. Une fois votre demande validée, vous pourrez réaliser vos réservations dès que la gestionnaire vous aura dit de le faire sur Notilus qui vous redirigera vers Goelett.
- Après la mission, envoyez tous vos justificatifs scannés et originaux au pôle budget en joignant l’attestation d’engagement de frais.
Procédures détaillées par tutelle :
Pour faciliter le remboursement de vos frais de missions finalisées, voici un document à remplir et à faire parvenir au pôle budget au retour de chacune de vos missions avec l’ensemble de vos justificatifs originaux que vous aurez préalablement scannés.
L’équipe du pôle Budget.