Les déplacements professionnels des personnels de l’I2M ou de leurs invités sont encadrés par des règles et des procédures précises. Un déplacement professionnel se décline en trois phases : la préparation, l’exécution et la liquidation.
Le terme de « mission » est couramment utilisé pour parler des déplacements professionnels.
https://demandes.i2m.univ-amu.fr/
Toute nouvelle demande de mission (avec ou sans frais) ou d’invitation d’une personnalité extérieure est à réaliser via le lien ci-dessus (et non plus par mail à i2m-polebudget), sur l’outil de saisie et de suivi GestSup dont voici une présentation succincte :
Pour toute nouvelle demande, veuillez anticiper au maximum et saisir dès que possible cette dernière dans GestSup.
Après la mission, tous vos justificatifs devront être scannés et vous devrez faire parvenir les justificatifs originaux au pôle budget en leur joignant l’attestation d’engagement de frais.
Nous avons mis à disposition une FAQ sur l’outil GestSup disponible à cette URL : https://www.i2m.univ-amu.fr/faq-gestsup/
Invitation de personnalités extérieures : En ce qui concerne vos invités, s’il s’agit de leur première visite, il faut les déclarer à nos tutelles : pour cela, veuillez remplir le formulaire de création agent et le joindre à votre demande dans GestSup.
Quelques rappels importants par tutelle de financement :
- AMU : Il n’est pas possible de réserver de voyages ni d’hébergement sans passer par le pôle budget.
- Pour les les missions et invitations sur financement AMU et en cas de déplacement à l’étranger, veuillez également compléter le formulaire de demande d’absence à l’étranger à joindre complétée en pièce justificative dans votre demande Gestsup et ce, a minima 3 semaines avant votre départ.
- Au retour de votre mission ou invitation, vous devrez télécharger vos justificatifs scannés dans votre ticket de demande initiale réalisée dans GestSup, en fichiers joints.
- CNRS : Vous devez au préalable synchroniser (tutoriel comment synchroniser votre compte Notilus) votre profil voyageur dans Notilus. La gestionnaire ayant pris en charge votre demande, effectuera cette dernière dans Etamine Missions. Vous ne devez pas saisir vous-même votre demande dans cet outil. Une fois votre demande validée, vous pourrez réaliser vos réservations dès que la gestionnaire vous aura dit de le faire sur Notilus qui vous redirigera vers Goelett.
- Au retour de votre mission ou invitation, vous devriez recevoir un mail automatique au plus tard 3 semaines après votre retour de mission, vous invitant à « saisir vos temps » puis télécharger vos justificatifs scannés dans Notilus, onglet « Frais » de votre ordre de mission préalablement créé par une gestionnaire du pôle budget. Voici des vidéos d’aide pour ce faire :
En cas d’impossibilité d’accéder à l’outil GestSup, vous pouvez compléter le formulaire correspondant à votre demande et l’envoyer au pôle budget (i2m-polebudget@univ-amu.fr) :
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- Pour les membres de l’I2M : Demande de départ en mission pour un membre de l’I2M
- Par les membres de l’I2M qui inviteraient une personnalité extérieure : Demande d’invitation avec prise en charge
L’équipe du pôle Budget.