Missions et invitations
- Les déplacements professionnels des personnels de l’I2M ou de leurs invités sont encadrés par des règles et des procédures précises. Elles dépendent de votre situation : personnel AMU, CNRS ou invité. Dans tous les cas, vous devez au préalable synchroniser votre profil voyageur dans Notilus (Notilus amU et Notilus CNRS : si nos deux tutelles utilisent la même application, on y accède sur deux sites différents avec un compte utilisateur différencié).
Pour les missions AMU (voir l’aide complète en vidéo)
Pour les personnels AMU, suivez la procédure décrite ci-dessous.
Pour les personnels CNRS, en parallèle de la procédure ci-dessous, vous devez effectuer une demande d’ordre de mission sans frais auprès de votre employeur (CNRS donc) via Etamine Missions.
- Faire une demande sur GESTSUP, au moins 4 semaines avant la date de départ via https://demandes.i2m.univ-amu.fr/ en joignant le formulaire complété de demande d’absence à l’étranger pour les déplacements hors de France.
(vidéo sur l’outil GestSup) - Après validation de la mission par le responsable des crédits, vous pouvez procéder à la création de votre mission dans Notilus amU en vous connectant à votre ENT : https://ent.univ-amu.fr puis en choisissant l’application Notilus
Vous réservez vos transports et/ou hébergements en passant par Goelett
- A votre retour de mission :
a) Si des frais sont à vous rembourser : vous validez vos temps dans Notilus, remplissez votre état de frais en scannant vos justificatifs et en les déposant dans votre état de frais
b) Sans frais à vous rembourser : vous validez juste vos temps dans Notilus
- Info : Lien pour le contrat d’assurance missions d’AMU ainsi que les numéros d’urgence en cas d’accident ou maladie en mission AMU.
Pour les missions CNRS (voir l’aide complète en vidéo)
Pour les personnels CNRS, suivez la procédure décrite ci-dessous.
Pour les personnels AMU, en parallèle de la procédure ci-dessous vous devez effectuer une demande d’ordre de mission sans frais auprès de votre employeur (amU donc) via Notilus amU en joignant le formulaire complété de demande d’absence à l’étranger pour les déplacements hors de France.
- Faire une demande sur GESTSUP, au moins 4 semaines avant la date de départ via https://demandes.i2m.univ-amu.fr/
(vidéo sur l’outil GestSup) - Après validation de la mission par le responsable des crédits, vous effectuez votre demande de mission dans Etamine Missions.
- Une fois la mission validée par le DU ou ses délégataires (DU adjoints et Responsable administratif), vous pouvez la retrouver sur Notilus (accessible depuis Etamine). Vous pouvez alors réserver vos transports ou hébergements en passant par Goelett.
- A votre retour de mission :
a) Si des frais sont à vous rembourser : vous validez vos temps dans Notilus,
remplissez votre état de frais en scannant vos justificatifs et en les
déposant dans votre état de frais
b) Sans frais à vous rembourser : vous validez juste vos temps dans Notilus
5. Info : Lien pour le contrat d’assurance missions CNRS ainsi que les numéros d’urgence.
Invitation de personnalités extérieures
- S’il s’agit de leur première visite, il faut les déclarer à nos tutelles : pour cela, veuillez remplir le formulaire de création agent et le joindre à votre demande dans GestSup.
- Faire une demande sur GESTSUP, au moins 4 semaines avant la date, en précisant qu’il s’agit d’un invité, via https://demandes.i2m.univ-amu.fr/ en joignant le formulaire complété de demande d’absence à l’étranger (si mission amU) pour les déplacements hors de France et toutes les informations de l’invité (identité, e-mail, téléphone, adresse, coordonnées bancaires…) (vidéo sur l’outil GestSup)
- Après validation de la mission par le responsable des crédits, le gestionnaire Budget crée la mission dans Notilus pour les crédits amU, ou Etamine Notilus pour les crédits CNRS.
- A son retour de mission, l’invité doit dans Gestsup confirmer les temps de la mission, et insérer tous les frais à rembourser avec les justificatifs.
- Le gestionnaire budget peut alors valider les temps dans Notilus et créer l’état de frais.
Sur ces 3 procédures, et après consultation des vidéos partagées, vous pouvez contacter votre gestionnaire du pôle Budget au sein du Service appui à la recherche pour un accompagnement à la prise en main personnalisé.
Equipe AA : Valérie MENOU DEMARE
Equipe AGT Saint-Charles : Kaïna TIGHILT
Equipe AGT Luminy : Sonia KERBACHE
Equipe GDAC Saint-Charles : Kaïna TIGHILT
Equipe GDAC Luminy : Sonia KERBACHE
Equipe AGLR : David NACCACHE
Equipe ALEA Saint-Charles : Sarah DARFEUILLE
Equipe ALEA Luminy : Sonia KERBACHE
Procédures détaillées par tutelle :
Points de contact FCM :
FCM Travel amU + 33 (0)1 89 30 20 27 / @amue@fr.fcm.travel
FCM Travel CNRS
Avant la mission + 33 (0)1 89 30 21 84 / @online.cnrs@fr.fcm.travel
Pendant la mission Assistance hébergement + 33 (0)1 82 88 74 45
L’équipe du pôle Budget
